1. Voraussetzungen um die Buttons im Datamanagement zu sehen

• in AAM die Capability freigabe_users anlegen und der Rolle zuweisen
• Unter Datamanagement Settings muss das Freigabe-Feld (i.d.R: px_freigabe) zugewiesen werden
• in der im Datamanagement ausgewählten Liste muss das unter Settings hinterlegte Freigabe-Feld als Spalte ausgewählt sein.

2. Berechtigung erteilen

Im Advanced Access Manager (AAM) muss ein Recht bzw. eine Fahigkeit (Capability) mit dem Namen freigabe_users, wie in Abb.1 zu sehen, eingerichtet und den entsprechenden Rollen zugewiesen werden.

3. Felderdefinition für die automatisierten Aktionen im Datamanagement

Unter Settings werden im Datenmanager nicht nur das Standardformular für den Bearbeitungsmodus bestimmt, sondern auch das Freigabefeld.
Bei Freigabe (Speicherwert hier ja) wird das Email-Template dafür versendet.
Bei Ablehnung (Speicherwert = nein) wird das dort hinterlegte Email-Template an die Person versendet.

4. Freigabe via Datenmanager

Wie in Abbildung 3 zu sehen, kann die Freigabe im Datenmanager vollzogen werden. werden. Ist noch keine Freigabe/Ablehnung erteilt worden, stehen beide Aktions-Buttons zur Verfügung, ansonsten ist der Status per grünem Haken (freigegeben) oder rotem Kreuz (abgelehnt) dargestellt.
Dieser kann aber durch klicken des jeweils anderen Status sofort geändert werden.

5. Freigabe oder Ablehnung via Email

Da ein Freigeber nicht regelmäßig in den Datenmanager klickt, wird dem Freigeber oder der Freigeberin parallel zur Eingangsbestätigung eine Email zugesandt (Maillayout2 in Abb.7 ) , in der alle notwendigen Angaben zum Antragsteller oder -stellerin aufgelistet sind.
Darunter sind 2 Buttons FREIGEBEN {shortcode_release_link}&page_id=28968
und ABLEHNEN {shortcode_deny_link}&page_id=28973
Die beiden Shortcodes werden beim Versenden automatisch ausgewertet.

Da die freigebende Person (wie zum Beispiel bei interner Anmeldung der/die entsprechende Vorgesetzte) variieren kann, ist die Emailadresse in einem bestimmten Feld (hier email_freigabe (Abb. 4) auswählbar und kann beim Import oder als verstecktes Feld im Anmeldeprozess befüllt werden.

6. Interne Anmeldung (mit anderem Dataprozessor)

Es ist sinnvoll die (interne) Anmeldung mit Freigabeprozess vom „normalen“ Anmeldeprozess zu entkoppeln und einen separaten Dataprozessor mit separaten Abschlussregeln zuz definieren.

In den Abschluissregeln gibt es da mindestens 3 Abschlussregeln. Freigabefeld (i.d.R. px_freigabe)
px_freigabe = „“ ==> Abschlussseite Eingangsbestätigung  Maillayout1= Eingangsbestätigung  Maillayout2 = Action needed mit email-Feld= email_freigabe

px_freigabe =ja ==>Abschlussseite freigegeben  MAillayout1 = Freigabe-Email

px_freigabe =nein ==>Abschlussseite ablehnen  Maillayout1 = Absage-Email