Emailmanager

Inhalt:

Was ist der Emailmanager?

Mit Hilfe des PAXIDO-Emailmanagers können per Zugriff auf Datensätze und Listen einfach Mails, auch in großer Menge, verschickt werden. Die Mails können zu bestimmten Zwecken und in unterschiedlichen Sprachen angelegt werden. In Rücksprache mit paul. können Sie gerne auch eine Vorlage für Ihre Mail erhalten.

Wie ändere und verschicke ich E-Mails?

Um in den Emailmanager zu gelangen, klicken Sie links in der Seitenleiste auf „Emailmanager“.

Wählen Sie die Mail aus, die Sie bearbeiten wollen und klicken innheralb der Zeile auf das Symbol mit dem blauen Stift und blauen Papier.

Es öffnet sich nun die Bearbeitungsoberfläche des Emailmanagers:

Speichern Versandoptionen wichtige Einstellungen Mailname Quellcode Mail Weitere Einstellungen

Mailname

Hier können Sie den Namen der Mail eingeben. Dies ist eine interne Beschreibung und wird nicht von Teilnehmenden eingesehen.

Mail

Dies ist eine Vorschau Ihrer Mail, wie die Empfänger sie erhalten. Hier können Sie auch kleinere Änderungen am Text und dem Layout vornehmen.

Wichtige Einstellungen

In diesem Bereich nehmen Sie wichtige Einstellungen für die Funktionalität der Mail vor.

Einerseits die Verknüpfung der Mail mit den IT-Funktionen im Hintergrund. Bitte wählen Sie bei „Dataprocessor Context“ den entsprechenden Prozess aus. Wenn Sie sich hier unsicher sind, wenden Sie sich bitte an XXX.

Sie wählen in diesem Bereich außerdem die Sprache der Mail aus:

Speichern

Um jegliche Änderungen oder Anpassungen zu speichern klicken Sie oben rechts auf den blauen Button „Update“. Es empfiehlt sich dies immer wieder zwischen einzelnen Änderungsschritten zu tun.

Versandoptionen

In diesem Bereich stellen Sie alles zum Empfänger ein und verschicken letzendlich auch die Mail(s).

Hier muss zwischen Test-Modus „an“ und „aus“ unterschieden werden. Ist bei „Test-Mode“ ein Haken gesetzt, so kann die Mail zu Testzwecken und zur Überprüfung an die angegebene Test-E-Mail-Adresse verschickt werden.

Aber Achtung! Dies ist nur der Fall, wenn auch bei „Sender“ (näheres hier) keine E-Mail Adressen eingetragen sind.

Wenn der Haken nicht gesetzt ist, so werden die Mails an die Empfänger/Receiver verschickt.

Um eine Liste an Empfängern (oder einen einzelnen Empfänger) auszuwählen, klicken Sie bitte auf „Selection“. Es öffnet sich dann folgendes Fenster:

Meist ist bereits die vormals benutzte Liste bzw. Empfänger ausgewählt. Wählen Sie daher im Drop-Down Menü links bei „Selected List“ die Liste aus, in welcher sich Ihre Empfänger befinden und klicken dann auf „Apply“. (Mehr zu Listenmanagement erfahren Sie hier.)

In dem daraufhin aufploppenden Fenster klicken Sie bitte einfach „OK“.

Die richtige Liste wird nun angezeigt und Sie können entweder einzelne Empfänger oder die gesamte Liste markieren. Es empfiehlt sich allerdings zuvor auf „Select none“ zu klicken, um sicherzugehen, dass keine nicht mehr sichtbaren Empfänger aus anderen Listen ausgewählt sind.

Mit „Select all“ wählen Sie die gesamte Liste aus und mit einem Klick auf die Zeile, einzelne Empfänger. Mit grünen „Save Selection“ Button am unteren Rand des Fensters speichern Sie Ihre Auswahl ab und hinterlegen Sie damit als Empfänger.

Sobald Sie alle weiteren Einstellungen getätigt haben, können Sie den Haken bei „Test-Mode“ heraus nehmen, nochmals über „Update“ speichern und dann die Mails an alle Empfänger per „Send to selected Receivers“ verschicken.

Weitere Einstellungen

In dem Bereich rechts, finden Sie mit ein bisschen scrollen einige Felder, hinter denen sich weitere Einstellungen für den Mailversand befinden.

Das wichtige Feld ist hier „Sender“, da Sie hier alle Einstellungen zum Absender vornehmen.

Hier hinterlegen Sie, unter welchem Namen die Mail versendet werden soll („Sender Name“); Ihre Mail Adresse; sowie die Mail Adresse für Rückfragen („Reply-Mail Adress“). Des Weiteren können Sie bei CC-Mail und BCC-Mail weitere Empfänger hinzufügen und legen letztlich bei „Subject“ den Betreff der Mail fest.

Für alle weiteren Einstellungen wenden Sie sich bitte vertrauensvoll an XXX.

Quellcode

Wenn Sie auf den Button „Quellcode“ klicken, öffnet sich eine Ansicht des Codes der Mail. Hier können Dinge, wie Layout, Farben und Schriftarten angepasst werden. Wenden Sie sich für Änderungen dieser Art gerne an XXX.

Wie erstelle ich eine neue E-Mail?

Der einfachste Weg eine neue E-Mail zu erstellen ist es, eine bereits bestehende zu duplizieren und abzuändern. Um eine bestehende Mail zu duplizieren, gehen sie in den Emailmanager und klicken auf der Zeile der Mail, die Sie duplizieren möchten, ganz rechts auf das Symbol mit zwei identischen Papieren.

Es öffnet sich die Kopie der Mail und kann wie oben beschrieben bearbeitet werden. Denken Sie daran, dass auch technische Einstellungen, wie bspw. die Verknüpfung mit dem richtigen Datenprozessor erneut vorgenommen werden müssen.
Wenn Sie alle Angaben entsprechend abgeändert (bitte beachten Sie insbesondere den Mailnamen abzuändern), können Sie auch diese Mail erfolgreich als Vorlage nutzen und Mails einfach verschicken.